Términos y Condiciones de Cicatra

Estos Términos y Condiciones (los "Términos") regulan el acceso y uso de la suite Cicatra, que incluye Cicatra Foto, Cicatra Radica, Cicatra Factura y la extensión de navegador "Radicación Médica — Asistente Activa IT" (en adelante, conjuntamente, los "Servicios"). Los Servicios están destinados exclusivamente a profesionales de la salud debidamente licenciados y al personal asistencial autorizado bajo su supervisión. Al crear una cuenta, instalar la extensión o utilizar cualquiera de los Servicios, el usuario declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos y la Política de Privacidad.

El titular y proveedor de los Servicios es David Fernando Duque Ropero, persona natural, NIT 80040718-1, con domicilio profesional en Bogotá D.C., Colombia (en adelante, "Cicatra" o "el Proveedor").

1. Aceptación de los términos

Al registrar una cuenta, instalar la extensión Chrome, suscribirse a un plan o utilizar cualquier funcionalidad de los Servicios, el usuario acepta quedar vinculado por estos Términos. Si el usuario actúa en representación de una clínica, IPS u otra persona jurídica, declara contar con facultades suficientes para obligar a dicha entidad. Si el usuario no está de acuerdo con cualquiera de las disposiciones de estos Términos, debe abstenerse de utilizar los Servicios y cerrar su cuenta.

La aceptación de estos Términos constituye un contrato vinculante entre el usuario y Cicatra. La continuación del uso de los Servicios tras una modificación notificada constituye aceptación de la versión vigente.

2. Definiciones

• Usuario: persona natural que accede a los Servicios, incluyendo cirujanos, médicos, personal asistencial y administrativo autorizado.
• Suscriptor: Usuario titular de una cuenta con un plan de pago activo.
• Paciente: persona natural cuyos datos clínicos son cargados, almacenados o procesados por el Suscriptor a través de los Servicios.
• Contenido del Usuario: fotografías clínicas, notas, soportes, RIPS, facturas y demás información cargada por el Suscriptor.
• PHI (Protected Health Information): información de salud protegida en los términos de HIPAA (45 CFR § 160.103) cuando aplique a clínicas estadounidenses.
• Dato sensible: dato personal de los previstos en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (incluida la información de salud).
• Servicios: el conjunto de productos descritos en la sección 3.
• Extensión: la extensión de navegador "Radicación Médica — Asistente Activa IT" distribuida por la Chrome Web Store.
• Pasarela de Pagos: proveedor externo encargado de procesar pagos (actualmente Bold, sujeto a cambios).

3. Descripción de los Servicios

La suite Cicatra está compuesta por los siguientes productos. Cada uno se rige por estos Términos de manera unificada, sin perjuicio de funcionalidades específicas descritas dentro de cada producto:

Cicatra podrá modificar, añadir o discontinuar funcionalidades de cualquiera de los Servicios con aviso razonable, conforme a la sección 12.

4. Cuenta de usuario y responsabilidades

4.1 Elegibilidad

El usuario declara ser mayor de dieciocho (18) años y, cuando los Servicios se utilicen con datos de pacientes, ser un profesional de la salud licenciado o el personal asistencial o administrativo autorizado bajo su supervisión directa.

4.2 Credenciales y autenticación

El Suscriptor se obliga a:

• Mantener la confidencialidad de su contraseña y de los códigos de doble factor (2FA TOTP). La 2FA es obligatoria para perfiles con acceso a datos clínicos.
• No compartir su cuenta, contraseña o códigos 2FA con terceros, incluyendo personal asistencial: cada miembro del equipo debe contar con su propia cuenta nominal.
• Notificar de inmediato a Cicatra ante cualquier sospecha de acceso no autorizado escribiendo a [email protected] o a [email protected].
• Mantener la seguridad física del dispositivo desde el cual accede a los Servicios.

4.3 Veracidad de la información

El Suscriptor garantiza la veracidad y vigencia de la información profesional registrada (nombre, NIT, código REPS, dirección, datos de facturación) y se obliga a actualizarla cuando proceda.

4.4 Consentimiento del paciente

El Suscriptor es el único responsable de obtener, antes de cargar cualquier fotografía o dato clínico, el consentimiento informado del paciente o de su representante legal cuando aplique, conforme a la normativa colombiana de historia clínica (Resolución 1995 de 1999 y normativa concordante) y a la legislación local que le sea aplicable.

5. Uso aceptable

El Suscriptor se compromete a no utilizar los Servicios para, entre otros:

• Realizar scraping, indexación masiva o extracción automatizada de datos por medios distintos a las APIs públicamente documentadas.
• Aplicar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar derivar el código fuente de los Servicios o de la Extensión, salvo en la medida estrictamente permitida por norma imperativa.
• Usar los Servicios para diagnóstico médico autónomo, triage automatizado o cualquier finalidad que reemplace, sustituya o disminuya el juicio clínico del profesional tratante.
• Cargar contenido ilícito, difamatorio, obsceno, que infrinja derechos de terceros o que contenga malware.
• Suplantar la identidad de otra persona, médico, paciente o entidad.
• Interferir con la integridad operacional de los Servicios (DoS, fuzzing no autorizado, evasión de límites de tasa, abuso del cupo de almacenamiento).
• Revender, sublicenciar o redistribuir el acceso a los Servicios sin autorización escrita.
• Procesar datos de pacientes sin haber obtenido la autorización correspondiente.

El incumplimiento de esta sección puede dar lugar a suspensión inmediata, terminación de la cuenta y acciones legales, conforme a la sección 12.

6. Suscripciones, pagos y reembolsos

6.1 Planes y precios

Los Servicios pueden ofrecerse bajo planes gratuitos, de prueba o de suscripción de pago, cuyas condiciones (alcance, límites y tarifas) se publican dentro de cada producto. Los precios se cotizan en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables, salvo que se indique lo contrario.

6.2 Pasarela de pagos

Los pagos son procesados por una Pasarela de Pagos externa (actualmente Bold, sujeto a cambios). Cicatra no almacena números de tarjeta ni credenciales financieras del Suscriptor; solo registra el estado de la suscripción y el plan vigente. El uso de la Pasarela de Pagos se rige por los términos propios del proveedor.

6.3 Renovación automática

Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada periodo, salvo cancelación previa por parte del Suscriptor desde la configuración de su cuenta. La cancelación surte efecto al final del periodo facturado en curso; no se prorratea el periodo en uso.

6.4 Política de reembolsos

El Suscriptor podrá solicitar la devolución del cargo dentro de los catorce (14) días calendario siguientes a la primera contratación de un plan de pago, conforme al derecho de retracto previsto en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor de Colombia), siempre que no haya consumido la totalidad del beneficio adquirido. Las solicitudes deben enviarse a [email protected].

6.5 Mora

En caso de mora en el pago, Cicatra podrá restringir o suspender el acceso a las funcionalidades de pago hasta la regularización del estado de cuenta. Los datos clínicos ya cargados se conservan conforme a la sección 12.4.

7. Propiedad intelectual

7.1 Software y marca

El software, el código fuente, las interfaces gráficas, la marca "Cicatra", los logos, nombres de producto y demás elementos distintivos son propiedad exclusiva de David Fernando Duque Ropero y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual y de marcas. Estos Términos no transfieren al usuario ninguna titularidad sobre dichos elementos; se concede únicamente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para utilizar los Servicios conforme a estos Términos.

7.2 Contenido del Usuario y fotografías clínicas

Las fotografías clínicas, notas, soportes y demás Contenido del Usuario permanecen en propiedad del paciente y/o del cirujano tratante, según la relación contractual y la normativa aplicable. Cicatra no reclama propiedad alguna sobre el Contenido del Usuario y actúa como encargado del tratamiento para fines de almacenamiento, procesamiento técnico y prestación de los Servicios. El Suscriptor otorga a Cicatra una licencia técnica limitada, gratuita y no exclusiva, únicamente para almacenar, procesar y poner a disposición ese contenido a través de los Servicios y a favor del propio Suscriptor.

7.3 Retroalimentación

Las sugerencias, reportes de errores o solicitudes de funcionalidad enviadas voluntariamente por el usuario podrán ser utilizadas por Cicatra sin obligación de contraprestación.

8. Datos médicos y aviso de no-dispositivo médico

La responsabilidad por el acto médico, incluyendo diagnóstico, indicación quirúrgica, plan terapéutico y seguimiento, recae siempre en el profesional tratante y, cuando corresponda, en la institución prestadora del servicio de salud.

9. Confidencialidad médica y HIPAA

El tratamiento de datos personales y clínicos por parte de Cicatra se rige por la Política de Privacidad, que forma parte integral de estos Términos. Dicho documento describe en detalle las medidas técnicas (cifrado AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito, 2FA obligatoria, audit log), los encargados del tratamiento, las transferencias internacionales y los derechos del titular conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

Cicatra opera actualmente en Latinoamérica y no procesa Protected Health Information (PHI) en los términos de HIPAA (45 CFR §§ 160, 162 y 164). Cicatra no tiene Business Associate Agreements (BAA) firmados con sus subprocesadores de IA (Anthropic, Google) y no recomienda su uso por clínicas estadounidenses sujetas a HIPAA. La cobertura HIPAA / firma de BAAs queda diferida para una expansión futura del producto a EE. UU. Para consultas sobre roadmap escribir a [email protected].

El Suscriptor se obliga a mantener el secreto profesional respecto de la información a la que acceda a través de los Servicios y a usarla únicamente dentro de la relación clínica con su paciente.

10. Garantías y limitación de responsabilidad

10.1 Servicio "tal cual"

Salvo por las garantías mínimas imperativas del Estatuto del Consumidor de Colombia (Ley 1480 de 2011) y demás normas aplicables que no admitan pacto en contrario, los Servicios se prestan "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantías adicionales, expresas o implícitas, de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular o no infracción.

10.2 Disponibilidad

Cicatra realiza esfuerzos razonables para mantener los Servicios disponibles, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Pueden producirse ventanas de mantenimiento programadas, fallos imputables a proveedores externos (Cloudflare, Pasarela de Pagos, EPS, portal Activa IT) o eventos de fuerza mayor que afecten temporalmente la prestación.

10.3 Decisiones clínicas y trámites externos

Cicatra no es responsable por: (i) las decisiones clínicas, diagnósticas o terapéuticas adoptadas por el profesional con apoyo en los Servicios; (ii) los resultados de los trámites de radicación ante EPS o clínicas; (iii) el rechazo, glosa o devolución de cuentas médicas; (iv) errores u omisiones del Suscriptor en la información cargada; (v) la indisponibilidad o cambios unilaterales del portal Activa IT u otros sistemas de terceros.

10.4 Tope cuantitativo

En la medida permitida por la ley, la responsabilidad agregada de Cicatra frente al Suscriptor por cualquier reclamación derivada de o relacionada con estos Términos o con los Servicios estará limitada al mayor entre (a) el monto efectivamente pagado por el Suscriptor durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador, y (b) cien mil pesos colombianos (COP $100.000). Cicatra no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad, pérdida de datos atribuible a causa ajena, ni daños punitivos.

Las limitaciones anteriores no aplican a daños causados por dolo o culpa grave de Cicatra ni a derechos irrenunciables del consumidor.

11. Indemnización

El Suscriptor se obliga a mantener indemne y defender a Cicatra, a su titular, colaboradores y subcontratistas, frente a cualquier reclamación, demanda, multa o sanción de terceros (incluidos pacientes, EPS, autoridades sanitarias o tributarias) que derive de:

• El incumplimiento por parte del Suscriptor de estos Términos, de la Política de Privacidad o de la normativa aplicable, incluida la normativa de historia clínica, protección de datos, secreto profesional, facturación electrónica y obligaciones tributarias.
• La carga, tratamiento o transmisión de datos de pacientes sin haber obtenido el consentimiento informado correspondiente.
• El uso de los Servicios para fines distintos a los autorizados o contrarios a la sección 5 (Uso aceptable).
• Decisiones clínicas o terapéuticas adoptadas con apoyo de los Servicios.

12. Modificaciones del servicio y terminación

12.1 Modificaciones del Servicio

Cicatra podrá modificar, añadir o discontinuar funcionalidades, planes o precios con aviso razonable. Cuando los cambios sean sustanciales, se notificarán por correo electrónico o dentro del propio Servicio con antelación suficiente. La continuación del uso tras el aviso constituye aceptación de la nueva versión.

12.2 Cancelación por el Suscriptor

El Suscriptor puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o escribiendo a [email protected]. La cancelación surte efecto al final del periodo facturado en curso, sin reembolso prorrateado salvo derecho de retracto (sección 6.4).

12.3 Suspensión y terminación por Cicatra

Cicatra podrá suspender o cancelar la cuenta del Suscriptor, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan, cuando exista: (i) violación material de estos Términos o de la Política de Privacidad; (ii) uso indebido de datos de pacientes; (iii) mora prolongada; (iv) requerimiento de autoridad competente; o (v) riesgo razonable para la seguridad de los Servicios o de los demás usuarios.

12.4 Retención de datos post-cancelación

Tras la cancelación, los datos del perfil del Suscriptor se eliminan a los treinta (30) días. Los datos clínicos del paciente (historia clínica, fotografías, notas) se conservan conforme a la normativa colombiana de historia clínica, durante un mínimo de quince (15) años, y los soportes contables y de RIPS durante cinco (5) años adicionales. El Suscriptor puede solicitar, antes del cierre de su cuenta, la exportación de sus datos mediante la función "Exportar datos" de Cicatra Foto o solicitándolo a [email protected]. Vencidos los plazos legales, los datos se eliminan o anonimizan irreversiblemente.

13. Resolución de disputas y ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación, ejecución o terminación se resolverá preferentemente mediante acuerdo directo entre las partes, previo intercambio de comunicaciones escritas dirigidas a [email protected], dentro de un plazo de treinta (30) días calendario.

Agotada esta etapa sin acuerdo, las partes someterán la controversia a los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de la competencia imperativa de las autoridades administrativas (Superintendencia de Industria y Comercio, Superintendencia de Salud) en las materias que les corresponden.

Para consumidores con domicilio en Colombia se conservan los derechos irrenunciables previstos en la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

14. Notificaciones y comunicaciones

Cicatra podrá enviar notificaciones operativas, contractuales y de seguridad al correo electrónico registrado en la cuenta, mediante mensajes dentro del Servicio o, cuando corresponda, vía WhatsApp al número registrado por el Suscriptor. Se entiende que la notificación es efectiva desde su envío al correo o número registrado.

Las notificaciones formales del Suscriptor a Cicatra se enviarán a [email protected]. Para asuntos exclusivos de protección de datos personales, escribir a [email protected].

15. Disposiciones generales

• Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con la Política de Privacidad y los avisos específicos publicados dentro de cada Servicio, constituyen el acuerdo completo entre las partes y sustituyen cualquier comunicación previa sobre el mismo objeto.
• Separabilidad: si alguna disposición de estos Términos resulta nula o inejecutable, las demás conservarán plena vigencia.
• No renuncia: la omisión o demora en el ejercicio de un derecho no implica renuncia al mismo.
• Cesión: el Suscriptor no podrá ceder estos Términos sin consentimiento previo y escrito de Cicatra. Cicatra podrá ceder estos Términos en el marco de una reorganización empresarial, sucesión profesional o transferencia de activos, notificando al Suscriptor.
• Fuerza mayor: ninguna de las partes responderá por incumplimientos causados por hechos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo fallas de infraestructura de terceros, eventos regulatorios o disturbios significativos del servicio público.
• Idioma: la versión oficial de estos Términos es la versión en español. Las traducciones se ofrecen únicamente por conveniencia.

16. Contacto

Para asuntos contractuales, comerciales o de cumplimiento de estos Términos:

• Correo legal y contractual: [email protected]
• Correo de privacidad y protección de datos: [email protected]
• WhatsApp: +57 320 493 3887
• Titular: David Fernando Duque Ropero — NIT 80040718-1 — Bogotá D.C., Colombia